Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г. N 640
"О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы"
В целях реализации Федерального конституционного закона "О Правительстве Российской Федерации", Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации", Указа Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. N 484 "О представлении лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации, и лицами, замещающими государственные должности государственной службы и должности в органах местного самоуправления, сведений о доходах и имуществе" и впредь до вступления в силу соответствующего федерального закона постановляю:
1. Установить, что личные дела лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, ведутся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов.
Личные дела лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, назначение на которые и освобождение от которых осуществляет Президент Российской Федерации по представлению Председателя Правительства Российской Федерации или Правительство Российской Федерации, ведутся кадровой службой Аппарата Правительства Российской Федерации.
2. Личные дела федеральных государственных служащих в соответствии с Федеральным законом "Об основах государственной службы Российской Федерации" ведутся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов.
3. Утратил силу.
4. Установить, что сведения, содержащиеся в личных делах лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с Порядком предоставления сведений о доходах и имуществе лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, общероссийским средствам массовой информации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. N 484.
5. Установить, что к личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются:
а) заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу;
б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;
в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
д) копии решений о присвоении государственных наград Российской Федерации, награждении Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;
е) медицинское заключение установленной формы;
ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;
з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;
и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;
к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы;
л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;
м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;
н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;
о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;
п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;
р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;
с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;
т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
В личное дело вносятся также письменные объяснения лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.
6. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Учетные данные лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в машиночитаемом виде, которая обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
7. Установить, что в обязанности кадровой службы федерального государственного органа, осуществляющей ведение личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, входит:
приобщение документов, перечисленных в пункте 5 настоящего Указа, к личным делам лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы;
обеспечение сохранности личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы;
обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, в соответствии с настоящим Указом;
предоставление сведений о доходах лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем им на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации в соответствии с Порядком предоставления сведений о доходах и имуществе лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, общероссийским средствам массовой информации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. N 484;
ознакомление лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
сообщение лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, об обращении общероссийского средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах этих лиц и имуществе, принадлежащем им на праве собственности.
Федеральные государственные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел (формирование их копий) лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим Указом.
8. Установить, что при назначении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, в другой федеральный государственный орган на другую государственную должность Российской Федерации или на государственную должность федеральной государственной службы, а также при назначении федерального государственного служащего на государственную должность Российской Федерации либо при его переводе на другую государственную должность федеральной государственной службы в другом федеральном государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы.
9. Установить, что личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.
Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, назначение на которые и освобождение от которых осуществляет Президент Российской Федерации по представлению Председателя Правительства Российской Федерации или Правительство Российской Федерации, хранятся кадровой службой Аппарата Правительства Российской Федерации в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.
Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.
10. Установить, что настоящий Указ не распространяется на порядок ведения личных дел судей федеральных судов, военнослужащих, лиц, проходящих государственную службу в федеральных государственных органах, сведения о сотрудниках которых относятся к государственной тайне, а также на иных лиц в соответствии с федеральными законами.
11. Правительству Российской Федерации совместно с Администрацией Президента Российской Федерации представить к 1 ноября 1998 г.:
проект положения о порядке хранения кадровой службой федерального государственного органа в машиночитаемом виде учетных данных лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы;
форму медицинского заключения, представляемого гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу.
12. Настоящий Указ вступает в силу с 1 декабря 1998 г.

Президент Российской Федерации	Б.Ельцин	

Москва, Кремль
1 июня 1998 г.
N 640